Whistleblowing

7. FORMAZIONE ED INFORMAZIONE

Al fine di incentivare l’uso dei sistemi interni di segnalazione e di favorire la diffusione di una cultura della legalità, Zenit Italia illustra al proprio personale dipendente e ai propri collaboratori in maniera chiara, precisa e completa il procedimento di segnalazione interno adottato.
Zenit Italia assicura altresì la puntuale informazione di tutto il personale dipendente e dei soggetti che con la stessa collaborano, non soltanto in relazione alle modalità di segnalazione adottate, ma anche con riferimento alla conoscenza, comprensione e diffusione degli obiettivi e dello spirito con cui la segnalazione deve essere effettuata.
Le informazioni in merito al canale di segnalazione, alle modalità e ai presupposti per effettuare le segnalazioni sono rese visibili:

1. Nei luoghi di lavoro nonché accessibili alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro, intrattengono un rapporto giuridico con la Società nel perimetro della presente Procedura;

2. Nel sito internet di Zenit Italia, https://www.zenit.com/it-IT/Whistleblowing.

 
Le medesime modalità di diffusione sopra enunciate sono adottate per le revisioni ed integrazioni successive della procedura.
 
Con le stesse modalità è altresì fornita informativa in merito alle condizioni per l’effettuazione della segnalazione esterna e della divulgazione pubblica, nonché in materia di segnalazioni sulle ritorsioni da comunicare ad ANAC.

8. PER CHI SEGNALA: COME E QUANDO EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE UTILIZZANDO IL CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNO

 
Chi può segnalare
Il sistema di segnalazione può essere attivato dai seguenti soggetti:

1. Lavoratori subordinati della Società;

2. Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;

3. Collaboratori e lavoratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della Società;

4. Liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso la Società;

5. Volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;

6. Azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto presso la Società;

I segnalanti, nei rapporti con la Società e secondo quanto stabilito nel Modello, nel Codice Etico e nel Codice di Condotta, devono segnalare quanto previsto nel paragrafo “Oggetto della segnalazione”.
                                                                     
Quando si può presentare una segnalazione?

1. Quando il rapporto giuridico è in corso;

2. Durante il periodo di prova;

3. Quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

4. Successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso.

 
Cosa può essere oggetto di segnalazione?
Sono oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia le informazioni sulle violazioni, compresi i fondati sospetti, di normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato commesse nell’ambito dell’organizzazione dell’ente con cui il segnalante o denunciante intrattiene  uno dei rapporti giuridici qualificati considerati dal legislatore e che consistono in:

1. Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, o violazioni dei Modelli organizzativi;

2. Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE relativi ai seguenti settori (sensibili): appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

3. Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE;

4. Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle Società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle Società;

5. Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione nei settori indicati ai punti precedenti.  

 
La segnalazione può comprendere anche:

1. Le informazioni relative alle condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate;

2. Le attività illecite non ancora compiute ma che il whistleblower ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti;

3. I fondati sospetti, così come definiti dalle Linee Guida ANAC.

 
Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).
 
Le disposizioni regolamentari non si applicano:

1. Alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;

2. Alle segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali riguardanti: servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente;

3. Alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.

 
Resta ferma l'applicazione delle disposizioni in materia di esercizio del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, di protezione contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali di cui all'articolo 28 della legge 20 maggio 1970, n. 300.
 
I soggetti segnalati
Le segnalazioni possono riguardare i membri degli organi sociali, il management, il personale dipendente, i soci, i collaboratori esterni, collaboratori non subordinati alla Società, nonché i partner commerciali, i fornitori e tutti coloro che intrattengono rapporti con la stessa e sono riferibili a qualsiasi tipo di condotta illecita di cui si sia venuti a conoscenza.
 
Contenuto della segnalazione
Il whistleblower è tenuto a fornire tutti gli elementi utili a consentire agli uffici competenti di procedere alle dovute e appropriate verifiche a riscontro dei fatti oggetto di segnalazione.  A tale fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:

1. Generalità del soggetto che effettua la segnalazione con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito della Società;

2. La chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;

3. Se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti;

4. Se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti oggetto di segnalazione;

5. L’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;

6. L’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;

7. Ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

 
Le segnalazioni dalle quali non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime.
Si precisa che le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di verificare il loro autore, anche se recapitate tramite le modalità di seguito precisate, verranno prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se:

1. Adeguatamente circostanziate e in grado di fare emergere fatti e situazioni determinate;

2. Non appaiano prima facie irrilevanti, destituite di fondamento o non circostanziate;

3. Siano relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato, circostanziato e relazionato a contesti determinati (es: indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari).

Le segnalazioni anonime saranno quindi gestite secondo i criteri stabiliti per le segnalazioni ordinarie.  
Resta fermo il requisito della buona fede e della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.
La segnalazione non deve riguardare doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi, non deve assumere toni ingiuriosi o contenere offese personali o giudizi morali volti ad offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono asseritamente ascritti.
 
Modalità di segnalazione
Le segnalazioni devono essere trasmesse attraverso l’apposito canale per le segnalazioni Whistlelink accessibile dal sito web di Zenit Italia e direttamente dal browser inserendo il seguente indirizzo: zenititalia.whistlelink.com.
L’applicativo consente di effettuare le segnalazioni secondo le seguenti modalità:

1. In forma scritta, mediante la compilazione del relativo modulo, oppure inviando un messaggio di testo;

2. In forma orale, registrando un messaggio vocale. Tale forma di segnalazione non consente la morfizzazione della voce. Si raccomanda, pertanto, di utilizzare questa modalità esclusivamente nel caso in cui non sia volontà del segnalante mantenere l’anonimato (la riservatezza del segnalante sarà invece preservata).

Il segnalante potrà altresì inserire nell’applicativo la richiesta di un incontro diretto, che sarà fissato entro un ragionevole termine dalla data di ricezione della richiesta, secondo le modalità che saranno comunicate dal gestore della segnalazione attraverso l’applicativo stesso.
L’applicativo garantisce, attraverso il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Tutte le segnalazioni ricevute sono crittografate con standard certificati ISO 27001 di altissima sicurezza e i dati sono archiviati su server sicuri all’esterno della rete aziendale.
L’applicativo consente altresì al segnalante di mantenere l’anonimato (fatto salvo quanto più sopra previsto con riferimento alle segnalazioni in forma orale).
Il segnalante deve fornire una segnalazione circostanziata, indicando tutti gli elementi utili a consentire ai soggetti preposti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
Una volta concluso il processo di inserimento della segnalazione, l’applicativo assegna un numero identificativo alla segnalazione. Accedendo alla sezione “Segui il mio caso”, inserendo il numero della segnalazione e la password generati in fase di inserimento della segnalazione, è possibile monitorare lo stato di avanzamento della gestione della segnalazione o comunicare direttamente con il gestore della segnalazione in caso di richieste di approfondimento o di incontro diretto.

9. PER CHI RICEVE LA SEGNALAZIONE: COSA ACCADE DOPO LA SEGNALAZIONE

La gestione del canale di segnalazione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate all’Organismo di Vigilanza di Zenit Italia.
La funzione competente assicura che siano effettuate tutte le opportune verifiche sui fatti segnalati verificabili, attraverso una o più delle seguenti attività, garantendo che tali fasi siano svolte nel minor tempo possibile e nel rispetto dei principi di obiettività, competenza e diligenza professionale.  Inoltre, saranno assicurate modalità idonee a garantire la trasparenza e la correttezza nello svolgimento delle attività di gestione delle segnalazioni, nonché la riservatezza della identità della persona segnalante – qualora conosciuta – della persona coinvolta e delle persone comunque menzionate nella segnalazione.
 
Ai fini della presente procedura, all’Organismo di Vigilanza spettano i seguenti adempimenti:

1. Rilasciare al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione della segnalazione;

2. Mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere, se necessario, integrazioni;

3. Dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;

4. Fornire riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

 
Le attività del processo di gestione delle segnalazioni sono descritte nei paragrafi che seguono.
 
Ricezione
Ricevuta la segnalazione, l’Organismo di Vigilanza deve rilasciare al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione, al fine di informarlo del fatto che la stessa è stata presa in considerazione.
Qualora la segnalazione venga trasmessa ad un soggetto diverso dal gestore delle segnalazioni identificato e/o venga trasmessa con una modalità differente da quella prevista, sussiste l’obbligo di trasmetterla entro sette giorni dal suo ricevimento, in originale con gli eventuali allegati, all’Organismo di Vigilanza, dandone contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante, nel rispetto di criteri di massima riservatezza e con modalità idonee a tutelare il segnalante e l’identità e l’onorabilità dei soggetti segnalati, senza pregiudizio per l’efficacia delle successive attività di accertamento.
 
Verifica preliminare
L’obiettivo della verifica preliminare è di procedere alla classificazione delle comunicazioni ricevute al fine di identificare le segnalazioni da trattare in applicazione del presente strumento normativo, nonché valutare la presenza dei presupposti necessari all’avvio della successiva fase di accertamento.
L’Organismo di Vigilanza effettua un primo screening di ammissibilità della stessa, valutando:

1. Se il segnalante rientri tra i soggetti qualificati di cui all’art. 3 del D.lgs. 24/2023;

2. Se la segnalazione rientri tra quelle previste dall’art. 2 del D.lgs. 24/2023;

3. Se la segnalazione ha lo scopo di sottoporre all’attenzione della Società un comportamento che pone a rischio la sua attività e/o i terzi;

4. Quanto è grave e urgente il rischio per la Società e/o per i terzi;

5. Se l’oggetto della segnalazione è già stato valutato in passato;

6. Se la segnalazione contiene sufficienti elementi per poter essere verificata o se, al contrario, risulta troppo generica o priva degli elementi necessari per una successiva indagine.

Svolti gli opportuni approfondimenti ed analisi, l’Organismo di Vigilanza alternativamente:

• Propone, dandone comunicazione al segnalante – se noto -,  l’archiviazione delle segnalazioni: i) non qualificabili come segnalazioni circostanziate verificabili non ritenendo  pertanto possibile avviare la fase istruttoria; (ii) palesemente infondate ed illecite; iii) contenenti fatti già oggetto in passato di specifiche attività di istruttoria e già  archiviate, ove dalle verifiche preliminari svolte non emergano nuove informazioni tali da rendere necessarie  ulteriori attività di verifica; iv) circostanziate verificabili per le quali, alla luce degli esiti delle verifiche preliminari  condotte, non valuta necessario l’avvio della successiva fase istruttoria.

Le segnalazioni archiviate potranno essere riaperte qualora per sopraggiunte informazioni, documenti o fatti, anche assunti dall’Organismo di Vigilanza nell’ambito delle proprie attività vigilanza e controllo sulla efficace attuazione del Modello Organizzativo, ovvero nel contesto di segnalazioni formulate da altri segnalanti, dovessero emergere nuovi elementi da cui possa accertarsi la fondatezza della segnalazione;

• Contatta il segnalante qualora ritenga la segnalazione eccessivamente generica, al fine di chiedere di fornire elementi utili all’indagine, procedendo, poi, all’archiviazione della segnalazione nel caso in cui non siano forniti elementi ulteriori o siano comunque forniti elementi ritenuti insufficienti;

• Trasmette le comunicazioni ricevute non identificate come segnalazioni alle funzioni aziendali competenti a riceverle e trattarle sulla base delle normative di riferimento, informando, ove possibile, il mittente della comunicazione che la problematica segnalata non rientra tra le fattispecie previste dal presente strumento normativo e che sarà presa in carico da parte delle competenti funzioni aziendali.

 
Istruttoria
L’obiettivo delle attività di accertamento sulle segnalazioni è di procedere alle verifiche, analisi e valutazioni specifiche circa la fondatezza o meno dei fatti segnalati, nonché di formulare eventuali raccomandazioni in merito all’adozione delle necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali interessati dalla segnalazione.
A seguito dell’invio della segnalazione, il segnalante non anonimo potrà essere ricontattato dall’organismo competente in caso di necessità di acquisire elementi utili alla fase istruttoria.
È facoltà del segnalante inviare ulteriori informazioni di cui verrà eventualmente a conoscenza ai fini dell’integrazione dei fatti oggetto della segnalazione, nonché richiedere aggiornamenti sullo stato della segnalazione: in tale modo è possibile instaurare una sorta di colloquio diretto con il segnalante stesso.
 
La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate all’organismo competente, che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.
L’Organismo di Vigilanza svolge direttamente tutte le attività volte all’accertamento dei fatti oggetto della segnalazione.
Può anche avvalersi del supporto e della collaborazione di strutture e funzioni aziendali, quando, per la natura e la complessità delle verifiche, risulti necessario un loro coinvolgimento; come anche di consulenti esterni, con relativi oneri a carico della Società. 
L’Organismo di Vigilanza definirà le modalità di espletamento delle indagini e, se ritenuto opportuno, può sentire direttamente l’autore della segnalazione - se noto - o i soggetti menzionati nella medesima ovvero persone che ritiene possano riferire informazioni importanti ai fini della corretta gestione della segnalazione.
Durante l’attività istruttoria della segnalazione è fatto salvo il diritto alla riservatezza e il rispetto dell’anonimato del segnalante, salvo che ciò non sia possibile per le caratteristiche delle indagini da svolgere. Nel qual caso su chi è intervenuto a supporto dell’organismo gravano i medesimi doveri di comportamento, volti alla riservatezza del segnalante.
 
Qualora, all’esito della fase istruttoria si rilevi che la segnalazione sia: (i) non fondata sulla base di elementi oggettivi, e (ii) fatta in malafede o con grave negligenza, l’Organismo di Vigilanza:

1. Potrà decidere, con provvedimento motivato, di archiviarla cancellando i nomi e gli elementi che possano consentire l’identificazione dei soggetti segnalati,

2. La trasmette alle competenti funzioni per la valutazione dell’adozione di eventuali sanzioni disciplinari o altri provvedimenti nei confronti del segnalante,

3. Ne monitora l’attuazione e assicura che sia informato tempestivamente il soggetto segnalato attraverso il canale di segnalazione.

Le segnalazioni archiviate potranno essere riaperte qualora per sopraggiunte informazioni, documenti o fatti, anche assunti dall’Organismo di Vigilanza nell’ambito delle proprie attività vigilanza e controllo sulla efficace attuazione del Modello Organizzativo, ovvero nel contesto di segnalazioni formulate da altri segnalanti, dovessero emergere nuovi elementi da cui possa accertarsi la fondatezza della segnalazione.
Qualora, all’esito della verifica, la segnalazione risulti fondata, l’Organismo di Vigilanza, in relazione alla violazione provvederà:

1. A comunicare l’esito dell’accertamento e delle proprie valutazioni tempestivamente: i) al Presidente del Consiglio di Amministrazione e, alla prima riunione utile, a tutto il Consiglio e al Sindaco Unico;

2. A comunicare l’esito dell’accertamento al Responsabile della struttura di appartenenza dell’autore della violazione accertata, affinché provveda, se necessario, ad una ulteriore verifica eventualmente supportato da legali, nonché all’adozione dei provvedimenti gestionali e migliorativi di competenza, incluso, sussistendone i presupposti, l’esercizio dell’azione disciplinare;

3. Ad adottare gli eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni che nel caso concreto si rendano necessari a tutela dell’azienda, inclusa, ove necessaria, la presentazione della denuncia all’autorità giudiziaria competente;

4. A informare tempestivamente il soggetto segnalante attraverso il canale di segnalazione.

 
L’Organismo di Vigilanza monitora il relativo stato di attuazione delle azioni correttive attraverso follow-up.
 
Feedback al segnalante
Terminata la fase istruttoria ed assunte le opportune decisioni circa la segnalazione, è compito dell’Organismo di Vigilanza:

1. Fornire, attraverso il canale di segnalazione, un feedback al segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, al fine di informarlo sulla gestione e valutazione della segnalazione e sull’attività svolta;

2. Con il contributo degli eventuali consulenti esterni incaricati, predisporre un report finale nel quale sono indicate le risultanze dell’indagine svolta.

10. CONTROLLI, ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE, TRACCIABILITÀ

Tutte le segnalazioni pervenute tramite il tool informatico sono automaticamente codificate e registrate.
Tutta la documentazione viene conservata per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza normativamente previsti.
In caso di segnalazioni effettuate via telefono:

• Se per la segnalazione  si  utilizza  una  linea  telefonica registrata o un altro sistema di messaggistica vocale registrato,  la segnalazione,  previo   consenso   della   persona   segnalante,   è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto  oppure  mediante trascrizione  integrale.  In caso  di   trascrizione,   la   persona segnalante può verificare, rettificare  o  confermare  il  contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione;

• Se per la segnalazione si utilizza una linea  telefonica  non registrata o un altro sistema di messaggistica vocale non  registrato la  segnalazione  è  documentata  per  iscritto  mediante  resoconto dettagliato della conversazione a  cura  del  personale  addetto.  La persona segnalante  può  verificare,  rettificare  e  confermare  il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.

Quando, su richiesta della persona segnalante,  la  segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un  incontro  con  il  personale addetto,  essa,  previo  consenso  della   persona   segnalante,   è documentata a cura dell’Organismo di Vigilanza mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ ascolto  oppure  mediante verbale.
In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’ incontro mediante la propria sottoscrizione.
Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività di istruttorie, l’Organismo di Vigilanza predispone e aggiorna il sistema dedicato alla gestione, monitoraggio e reporting delle segnalazioni assicurando l'archiviazione di tutta la relativa documentazione di supporto.
A tale scopo, l’Organismo di Vigilanza garantisce la conservazione della documentazione originale delle segnalazioni, nonché delle carte di lavoro relative alle istruttorie e agli audit riferiti alle segnalazioni, in appositi archivi cartacei/informatici con i più elevati standard di sicurezza/riservatezza in coerenza con le disposizioni normative e secondo le specifiche regole interne.
È tutelato, ai sensi della legge vigente e delle procedure aziendali in materia di privacy, il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle segnalazioni.
 

11. APPARATO SANZIONATORIO

 
Perdita del regime di protezione
Resta valida la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower:

• Qualora sia accertata, anche con sentenza di primo grado non definitiva, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o nel caso in cui tali reati siano commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile;

• In caso di responsabilità civile per lo stesso titolo per dolo o colpa grave;

 
Sono inoltre fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali segnalazioni riscontrate come infondate, ovvero quelle manifestamente opportunistiche e/o compiute al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della presente Policy.
 
Sono analogamente sanzionate anche tutte le accertate violazioni delle misure poste a tutela del segnalante e del segnalato.
 
Saranno eventualmente applicati nei confronti del soggetto responsabile dell’illecito segnalato gli opportuni provvedimenti disciplinari/sanzionatori
 
I provvedimenti disciplinari, – previsti o richiamati dal Modello Organizzativo 231, dal CCNL di settore e - ove vigente - dal Codice disciplinare della società interessata , saranno proporzionati all’entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati e potranno giungere sino alla risoluzione del rapporto di lavoro, nel rispetto delle disposizioni di legge e delle normative di CCNL applicabili.
In particolare, nel valutare la sanzione disciplinare da adottare nei confronti di chi adotta misure ritorsive o discriminatorie nei confronti del segnalante si terrà conto della gravità di tali misure ritorsive o discriminatorie, dell’eventuale danno alla salute subito dal segnalante in conseguenza di tali misure, nonché della circostanza che tali misure siano state adottate in maniera reiterata o con la partecipazione di due o più persone
In caso di segnalazioni prodotte in evidente malafede, l’ Organismo di Vigilanza  si riserva di archiviare le stesse cancellando i nomi e gli elementi che possano consentire l’identificazione dei soggetti segnalati.
 
Limitazioni della responsabilità
Non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte  dall’obbligo di segreto o relative alla tutela del diritto d’autore o alla  protezione dei dati personali, ovvero riveli o diffonda informazioni sulle  violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata.
La scriminante penale opera “quando, al momento della rivelazione o  diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o  diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione  e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità  giudiziaria o contabile è stata effettuata nelle modalità richieste”.
Quando ricorrono le ipotesi di cui sopra, è esclusa altresì ogni ulteriore  responsabilità, anche di natura civile o amministrativa.
Salvo che il fatto costituisca reato, è esclusa la responsabilità, anche di natura  civile o amministrativa, per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni  o per l’accesso lecito alle stesse.
È esclusa la responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, anche per i comportamenti, gli atti o le omissioni se collegati alla segnalazione, denuncia, divulgazione pubblica e strettamente necessari a rivelare la violazione.
La responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, non è esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni non collegati alla segnalazione, alla denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o alla divulgazione pubblica o che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.

Ulteriori disposizioni

Sono disciplinarmente sanzionate le ritorsioni, le ipotesi in cui la segnalazione sia stata ostacolata o sia stato tentato di ostacolarla, la violazione dell’obbligo di riservatezza, la mancanza di verifica ed analisi delle segnalazioni ricevute, le segnalazioni manifestamente opportunistiche effettuate al solo scopo di diffamare e/o calunniare il denunciato o altri soggetti.
Le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele previsti dalla presente Policy e, in generale, dal d.lgs. 24/2023 non sono valide, salvo che siano effettuate nelle forme e nei modi  di cui all’articolo 2113, co. 4, del Codice Civile.
In conformità a quanto previsto dall’art. 18 del d.lgs. 24/2023, presso ANAC è istituito l’elenco degli enti del Terzo  settore che forniscono misure di sostegno alle persone segnalanti.
Si rinvia al d.lgs. 24/2023 per quanto non espressamente previsto.

12. LE SANZIONI AMMINISTRATIVE PECUNIARIE APPLICATE DALL’ANAC

Come previsto dall’art. 21 del D.Lgs. 24/2023, fermi restando gli altri profili di responsabilità (civile, penale, amministrativa e disciplinare), l'ANAC può applicare al responsabile (Società o persona fisica) le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

1. Da 10.000 a 50.000 Euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l'obbligo di riservatezza di cui all'articolo 12 del D.Lgs. 24/2023;

2. Da 10.000 a 50.000 Euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l'adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5 del D.Lgs. 24/2023, nonché quando accerta che non è stata svolta l'attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;

3. Da 500 a 2.500 euro, nel caso di cui all'articolo 16, comma 3, D.Lgs. 24/2023, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile.

13. ALLEGATI

ALLEGATO 1 – INFORMATIVA PRIVACY
ALLEGATO 2 - IL CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO
ALLEGATO 3- LA DIVULGAZIONE PUBBLICA
 
ALLEGATO 1 - INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 GENERAL DATA PROTECTION REGULATION (“GDPR”)
Il Trattamento dei dati personali nell’ambito delle segnalazioni avverrà ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali delle persone fisiche (GDPR), nonché di eventuali altre leggi e/o regolamenti applicabili nei limiti di quanto compatibile con il GDPR stesso, e della specifica informativa pubblicata sul sito internet di Zenit Italia.
Qualsiasi scambio e trasmissione di informazioni che comportano un trattamento di dati personali da parte delle istituzioni, organi o organismi dell’UE deve inoltre avvenire in conformità al regolamento (UE) 2018/1725.
La tutela dei dati personali va assicurata non solo alla persona segnalante o denunciante ma anche  agli altri soggetti cui si applica la tutela della riservatezza, quali il facilitatore, la persona coinvolta  e la persona menzionata nella segnalazione in quanto  “interessati” dal trattamento dei dati.
 
Nell’ambito della gestione delle segnalazioni saranno trattati sia dati personali del segnalante, laddove la segnalazione sia nominativa, sia dati personali del soggetto segnalato, quali nome, cognome, posizione ricoperta, etc. che dati personali di eventuali terzi soggetti, nonché ogni ulteriore informazione raccolta nel contesto delle indagini che sia necessaria e adeguata ad accertare e verificare la fondatezza o meno della segnalazione.
 
Zenit Italia agisce quale autonomo Titolare del trattamento dei dati personali dei propri dipendenti nell’ambito del rapporto di lavoro.
 
Resta inteso che eventuali trattamenti di dati personali eseguiti dalle diverse funzioni della società interessata, dagli Organi di Controllo, dagli Organismi di Vigilanza e nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni rientrano nelle responsabilità dei Responsabili del Trattamento e delle persone autorizzate al trattamento dei dati personali per le rispettive aree di appartenenza in conformità alle previsioni di leggi e nel rispetto di quanto previsto dal presente strumento normativo.
 
Il processo di gestione delle segnalazioni è improntato sul principio di “garanzia di riservatezza e anonimato” e il “principio di riservatezza del segnalante” e pertanto nelle more del processo interno di accertamento sarà garantita la massima riservatezza.
 
Gli interessati potranno esercitare, qualora previsto dalle applicabili disposizioni di legge, i diritti previsti dal GDPR inviando una comunicazione per posta elettronica agli indirizzi di seguito indicati: info.it@zenit.com.
 
Viene inoltre garantito il diritto di rivolgersi all’autorità per la protezione dei dati, competente in materia di trattamento illecito dei dati. Laddove sussista il rischio che dall’esercizio dei diritti riconosciuti all’interessato nel Capo III del GDPR possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante e che si possa compromettere la capacità di verificare efficacemente la fondatezza della Segnalazione o di raccogliere le prove necessarie, ci si riserva la facoltà di limitare o ritardare l’esercizio di detti diritti, conformemente a quanto stabilito dalle applicabili disposizioni di legge.
In nessuna circostanza il segnalato o la persona menzionata nella segnalazione, con riferimento ai propri dati  personali trattati nell’ambito della segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia, potranno esercitare i diritti che normalmente il Regolamento (UE) 2016/679 riconosce agli interessati. Dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo  e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante. In tali casi, dunque,  al soggetto segnalato o alla persona menzionata nella segnalazione è preclusa anche la possibilità,  laddove ritengano che il trattamento che li riguarda violi suddetti diritti, di rivolgersi al titolare del  trattamento e, in assenza di risposta da parte di quest’ultimo, di proporre reclamo al Garante della  protezione dei dati personali.
  
ALLEGATO 2 - COME E QUANDO EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE UTILIZZANDO IL CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO
L’Autorità competente per le segnalazioni esterne, anche del settore privato, è l’ANAC.
È possibile segnalare all’Autorità solo laddove ricorra una delle seguenti condizioni:

1. Non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche  se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a  quanto indicato nel presente allegato;

2. Se il segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna ma  essa non abbia avuto seguito;

3. Allorché il segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se  effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato  efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa dar luogo a  una ritorsione;

4. Nel caso in cui il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il  pubblico interesse.

 
Il canale di segnalazione istituito dall’ANAC, al pari dei canali interni, deve essere idoneo ad assicurare, anche tramite strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante e di coloro che sono coinvolti nella  segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione stessa e della relativa documentazione.
 
Anche in questo caso, le segnalazioni possono essere effettuate sia tramite piattaforma informatica sia in forma orale, (attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale) e, se richiesto dal segnalante, tramite un  incontro diretto da fissarsi entro un termine ragionevole.
 
Se la segnalazione esterna è stata presentata a un soggetto non competente,  essa è trasmessa, entro sette giorni dal ricevimento, all’ANAC, informando il  segnalante della trasmissione.
 
È previsto l’obbligo per l’ANAC di:

1. Fornire a qualsiasi persona interessata informazioni sull’uso del canale di segnalazione esterna e del canale di segnalazione interna, nonché sulle misure di protezione di cui al D.lgs n. 24/23;

2. Notificare un avviso di avvenuta  ricezione della segnalazione all’interessato entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in  cui l’ANAC ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione sulla riservatezza dell’identità della persona segnalante;

3. Mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;

4. Dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;

5. Svolgere l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti; 

6. Dare un  riscontro in merito alla segnalazione entro il termine di tre mesi o, se  ricorrono giustificate e motivate ragioni, entro sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei setti giorni dal ricevimento;

7. Comunicare alla persona segnalante l’esito finale.

L’ANAC può non dare seguito alle segnalazioni che riportano violazioni di lieve entità e procedere alla loro archiviazione.
 
Gli obblighi di riservatezza devono essere assicurati anche qualora la  segnalazione sia ricevuta attraverso canali diversi rispetto a quelli predisposti  o attraverso personale diverso da quello addetto, al quale tuttavia la  segnalazione deve essere trasmessa senza ritardo.
 
Per la gestione delle segnalazioni l’ANAC deve impiegare personale  adeguatamente formato per fornire alle persone interessate informazioni  sull’utilizzo dei sistemi di segnalazione interna ed esterna e delle tutele di cui  hanno diritto.
 
ALLEGATO 3 - COME E QUANDO EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE UTILIZZANDO LA DIVULGAZIONE PUBBLICA
È possibile per il segnalante effettuare una divulgazione pubblica beneficiando della protezione.
Il segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione se ricorre una delle seguenti condizioni:

1. La persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;

2. La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete e quindi, non su semplici illazioni, che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

3. La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

 
La protezione della riservatezza non si applica nel caso in cui la persona segnalante abbia intenzionalmente rivelato la sua identità mediante ad  esempio piattaforme web o social media. Lo stesso vale nell’ipotesi in cui il soggetto si rivolga  direttamente ad un giornalista. In tal caso, infatti, restano ferme le norme sul segreto professionale  dei giornalisti, con riferimento alla fonte della notizia.
 
Nel caso in cui, invece, colui che effettua la divulgazione non riveli la propria identità (ad es.  utilizzando uno pseudonimo o un nickname nel caso di social) tali divulgazioni sono equiparabili alle  segnalazioni anonime.